O controle de frequência de funcionários é um procedimento administrativo que permite às empresas verificarem o cumprimento do tempo de trabalho diário dos servidores para calcular a sua remuneração mensal. Existem diversas formas para fazer este procedimento e estes, são fundamentais para o bom funcionamento de qualquer instituição.

Como funciona o controle de frequência de funcionários

O funcionamento de uma empresa depende de diversos aspectos, entre eles está o controle de frequência de funcionários. Ele diz respeito a como controlar a assiduidade do pessoal. Esse hábito é essencial para sua gestão, seja qual for o tamanho de sua equipe.

Manter uma rotina de trabalho é a maior garantia de bons resultados e uma melhor qualidade de vida para todos. Conheça alguns métodos utilizados ao longo do tempo, que podem ser aplicados para fazer o processo de controle de frequência de funcionários:

Controle de Frequência Manual

Nesse modo, o controle da assiduidade dos funcionários, é feito manualmente em um livro de ponto. Deve ser anotado o horário de entrada, de saída, os intervalos de alimentação e repouso, que devem ser validados em duas vias: uma para a empresa e outra para o colaborador.

No ponto deve estar todo o histórico diário dos funcionários, como horas extras, atrasos e faltas. Com base nesses dados, será possível decidir se os atrasos e as faltas serão abonados ou não. Dessa maneira o gestor, mesmo que não precise ter o ponto dos seus funcionários registrado, poderá acompanhar as atividades de cada colaborador, comparando suas horas trabalhadas com a sua produtividade.

Controle de Frequência Mecânico

Também conhecido como Ponto Cartográfico, esse tipo de mecanismo de controle de assiduidade do pessoal precisa ser manipulado pelo departamento pessoal na hora de somar as horas trabalhadas. Utiliza o relógio, para marcar os horários de entrada, saída e retorno do intervalo e de fim do expediente.

Para assinar o ponto, o funcionário, utiliza um cartão de ponto, que é inserido no relógio mecânico que marca os horários de sua jornada de trabalho, também necessitando do setor responsável para supervisionar o funcionamento do dispositivo marcador de frequência.

Esse sistema reduz as possibilidades de fraudes e necessita de atenção na hora de marcar o ponto. No relógio cartográfico, os cartões ficam ao lado do dispositivo, devendo haver fiscalização para que nenhum funcionário bata o ponto de outro. Esse mecanismo é a melhor opção para empresas em crescimento ou que não possuem condições de investir em sistemas mais avançados.

Controle de Frequência Eletrônico

Marcação de ponto por Chip ou código de Barras

No que diz respeito a alta tecnologia, a primeira alternativa é com leitura do ponto por chip ou código de barras. O colaborador ao entrar na empresa, deve receber o crachá com sua identificação, que levará o cartão contendo chip ou código de barras que o identifica no sistema. Sempre que passar o cartão a entrada ou saída, o ponto será marcado.

As empresas com grande número de funcionários costumam utilizar essa forma de controle de frequência, tendo para cada colaborador, um cartão individual, para marcação de sua frequência diária na instituição. Com esse sistema, se torna possível o envio de relatórios para o departamento pessoal analisar, os horários e a produtividade dos funcionários na empresa.

A grande vantagem desse sistema, é que este pode ser instalado para utilização em catracas na entrada da empresa, garantindo o monitoramento por parte da portaria. Em muitas instituições, esse mesmo crachá também é utilizado para monitorar a frequência do colaborador no refeitório e transportes fornecidos pela empresa. 

O relógio de ponto utilizado pode imprimir um papel com as informações para controle do funcionário, conforme determina a legislação, e otimiza o trabalho do gestor, podendo ser conectado à rede para enviar relatórios de registros de frequência instantaneamente.

Marcação de ponto por Biometria

Este é o mais sofisticado dos sistemas de controle de frequência, impossibilitando qualquer tipo de fraude. Também possibilita utilizar cartões magnéticos, assim facilitando a marcação seja para o funcionário ou para a gestão de recursos humanos. Essa é a maneira mais segura para controle de horas trabalhadas.

Com o avanço tecnológico e o passar do tempo, esse sistema se tornou mais acessível às instituições de menor porte, possibilitando que até mesmo que funcionários que trabalham à distância possam registrar seu ponto, seja online ou por meio de aplicativos.

As empresas que optarem pelo uso do sistema de ponto eletrônico, terão que seguir, as regras impostas pela Portaria/MTE 1.510, também conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico” decretada pelo Ministério do Trabalho e Emprego em 2009. Ela foi criada para garantir meios eficientes para controlar a jornada de trabalho no Brasil, instituindo regras mais rígidas para o controle das horas trabalhadas.

A Obrigatoriedade do Controle de Frequência

Ele se torna obrigatório de acordo com a quantidade de funcionários que existem na empresa. De acordo com a CLT, o controle de ponto é obrigatório para instituições que tenham mais de 10 colaboradores, seja por registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico. (§ 2º, do Art. 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho). Para mais informações consulte 1510 e 373.

Uso de Software para Controle de Frequência

Existem softwares, em que o administrador pode trabalhar fazendo o controle de frequência dos funcionários. O empregador tem acesso a uma plataforma, em que ele pode acessar os registros de ponto dos colaboradores. O sistema também engloba, um extenso cadastro, tabelas de horários e configurações para as horas extras, banco de horas, escalas e abonos. Esses programas são utilizados principalmente para fazer a importação dos registros que são realizados nos relógios de ponto, o processamento e a totalização das horas trabalhadas dos funcionários.

Conclusão

Uma empresa com controle de frequência bem administrado, se resguarda contra futuros inquéritos, reclamações trabalhistas e multas. Com essas informações em mãos, você pode usá-las para controlar as horas trabalhadas e entender o rendimento de sua equipe. Qual tipo de controle de frequência de funcionários é utilizado pela sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe sua experiência conosco.