A produtividade na gestão de uma empresa está ligada a diversos fatores, um deles é o controle de ponto. A forma em que a instituição controla a frequência dos seus funcionários influi diretamente no desempenho deles e nos rendimentos da empresa. Com as ferramentas certas, o administrador pode ter um domínio mais abrangente sobre os processos gerenciais e gerenciar sua equipe com mais eficiência. Para o gestor que deseja aumentar a produtividade da sua empresa, é essencial optar pela instalação de um sistema de ponto online.

 

Aumento na Produtividade com o uso do relógio de ponto

 

O sistema de ponto online trabalha em conjunto com um Relógio de ponto. Ele é fundamental para a marcação de frequência nas empresas. Este dispositivo, é uma ferramenta essencial para uma boa relação entre organização e seus funcionários. Ele é o equipamento mais recomendado, pois viabiliza o trabalho de auditoria e faz com que a empresa se mantenha em conformidade com a lei.

Os relógios mais modernos são capazes fazer a leitura por biometria, este recurso possibilita ao empregador receber informações mais seguras e garante que o equipamento só possa ser utilizado por funcionários pré-determinados, já que a biometria em si, utiliza as características biológicas específicas que são intransferíveis. Outra vantagem de ter um relógio de ponto com biometria, é o fato de que é necessária a presença física do colaborador para a confirmação do ponto.

O equipamento ao se conectar via Wi-Fi ou 3g, é capaz enviar os dados de frequência para o sistema de ponto online, que em tempo real, irá receber as informações. Essa infraestrutura torna possível o controle e o tratamento do ponto dos funcionários.

O sistema de ponto é essencial para uma gestão produtiva

 

O sistema de ponto online é uma software onde o administrador ou gestor de recursos humanos da empresa pode fazer o controle dos dados de frequência de seus funcionários. O software utilizado importa os dados dos relógios de ponto e disponibiliza para o usuário instantaneamente. Além de providenciar os registros dos colaboradores, ele melhora vários processos que antes levavam dias para serem resolvidos.

Por conta de toda otimização nos registros, o sistema de ponto eletrônico tornou-se um grande aliado para quem trabalha com gerenciamento de pessoas. Além de reunir todas as informações sobre a frequência e as horas trabalhadas em um único lugar, a plataforma simplifica o cálculo de horas extras, banco de horas e também evita a possibilidade de erros de registro.

Simplifique cálculos e otimize processos

Com essa ferramenta, o acesso às informações de seus colaboradores se torna rápida e prática. Os dados fornecidos pelo sistema facilitam a elaboração de relatórios, cálculos trabalhistas e até mesmo fazer o controle dos benefícios de seus funcionários.

O gestor pode verificar os dados por setor, por dia, por horas extras e até saber sobre atrasos. Com as informações fornecidas, os processos gerenciais podem ser feitos com mais precisão e qualquer ajuste necessário é feito de forma mais simplificada.

Esses recursos são indispensáveis para o administrador que deseja ter autonomia e fazer uma gestão eficiente em sua empresa. O que antes podia levar dias para ser resolvido, com o sistema de ponto online em apenas alguns cliques é solucionado.

Seguro para os funcionários e Prático para a empresa

produtividade - empresa e funcionários

O sistema de ponto online proporciona segurança para empresa e funcionários, pois ele tem mais exatidão na verificação de dados. Através dos comprovantes emitidos pelo relógio de ponto, os colaboradores podem conferir os horários e ao final do mês fazer a comparação com seu salário e verificar se ele foi pago corretamente. Além disso, fica bem mais fácil para o setor de recursos humanos fazer acertos, detectar atrasos, faltas, horários de repouso e intervalos para almoço, que são fundamentais para garantir uma maior qualidade de vida dos trabalhadores.

Os registros ficam armazenados em servidores seguros com backups rotineiros evitando perdas de dados e prejuízos para a instituição. O sistema é muito prático, pois o usuário tem a liberdade de acessar a plataforma de qualquer computador, tablet, e smartphone com acesso à internet. Ideal para gestores acessarem mesmo que seja trabalhando remotamente ou estão viajando e precisam supervisionar sua equipe mesmo estando distante da sede da empresa.

Possibilita controlar Equipes Externas

O sistema de ponto online também é uma escolha para empresas que possuem funcionários externos ou que trabalhem no formato home office. Mesmo à distância, ele possibilita fazer o controle de frequência e supervisionar a produtividade dos funcionários que estão trabalhando fora da sede da instituição. O colaborador instala um aplicativo em seu celular e através dele, é possível fazer a marcação do ponto de qualquer lugar.

O gestor recebe instantaneamente a localização em que o funcionário está e o horário em que o ponto for marcado, assegurando que o colaborador está em serviço e executando as atividades incumbidas pela empresa. Assim ele pode administrar esses funcionários de forma eficiente, podendo obter relatórios detalhados, registros de faltas e atrasos, tudo online.

O aplicativo é integrado a um sistema de ponto online e ambos trabalham com o controle de frequência de funcionários. Combinados eles possibilitam ao gestor um controle abrangente sobre suas equipes, dando a possibilidade de localizar seus colaboradores, traçar metas de produtividade e levar sua empresa a alcançar resultados expressivos.

Controle Simplificado da Jornada de Trabalho

O administrador tem a autonomia para definir o expediente de seus colaboradores. Tendo os recursos do sistema de ponto online, é possível programar a jornada de trabalho apenas de um funcionário ou para grupos de colaboradores. Com ele o gestor pode utilizar uma escala de trabalho padronizada ou ainda personalizar a jornada de trabalho da maneira que desejar.

Tendo o controle sobre o expediente dos funcionários, é possível obter dados precisos sobre toda a jornada dos colaboradores, sejam eles internos ou externos. O sistema fornece as informações detalhadas para remuneração e fornece os dados de forma eficiente, a empresa não perde dinheiro na hora de calcular a folha de pagamentos e evita prejuízos.

Itens Necessários para colocar o Sistema de Ponto online

1- Relógio de Ponto Eletrônico

produtividade no uso do relógio de ponto

O primeiro passo para aderir ao sistema de ponto online, é a empresa obter um relógio de ponto. O modelo deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho e EmpregoEle faz todo o controle de ponto dos funcionários, necessário para o bom funcionamento da empresa. O dispositivo utilizado para uso do sistema de ponto, deve possuir:

mostrador do relógio de tempo real, que conterá hora, minutos e segundos;

um mecanismo impressor integrado e de uso exclusivo do equipamento, que faça a emissão do comprovante de cada marcação efetuada. Ou seja, a cada entrada e saída de funcionários, um ticket deve ser emitido pelo equipamento;

um sistema de armazenamento permanente, no qual os dados salvos não possam ser apagados ou alterados, de forma direta ou indireta pela empresa;

uma porta de saída, padrão USB externa (denominada pela lei como Porta Fiscal), que facilite a captura dos dados armazenados na memória do equipamento por fiscais e auditores do MTE;

um sistema que permita a geração de relatórios digitais, no formato definido pela legislação.

É importante ressaltar que esses pré-requisitos são condições obrigatórias de um sistema de ponto eletrônico. Assim, todos eles devem ser cumpridos pelo fabricante do dispositivo que deseja inserir seu produto no mercado e para as organizações que tenham intenção de comprar, desta maneira, ambos ficam em conformidade com a legislação trabalhista em vigor.

2- Software de Gestão de Ponto

produtividade sistema de ponto

É necessário escolher um sistema de ponto online para se integrar ao relógio eletrônico. A utilização deste tipo de software faz com que a empresa tenha uma boa base de dados de seus funcionários e isso faz toda a diferença, pois o administrador é capaz de tomar decisões importantes em pouco tempo e de forma muito mais eficiente. Seu sistema permite ainda a entrada de fotos, uma infinidade de recursos para controlar grupos ou até mesmo cada colaborador individualmente.

Regulamentação do Sistema

A marcação de ponto eletrônica torna sua empresa mais segura juridicamente. Isso significa, que a organização ao instalar o dispositivo, se respalda e evita problemas trabalhistas, que antes eram causados por mal funcionamento do sistema de frequência.

A lei estabelece normas para a utilização do sistema de ponto online. Em 2009, através da Portaria 1.510, o Ministério do Trabalho e Emprego lançou diretrizes sobre desse sistema, disciplinando o seu uso por parte das instituições. As empresas devem adquirir um relógio eletrônico de ponto homologado e o software utilizado deve estar de acordo com as regras da portaria.

Utilize a Tecnologia a favor da Produtividade

O bom uso da tecnologia é um dos principais fatores para que qualquer empreendimento tenha sucesso. Com o uso do sistema de ponto online, o gestor tem a capacidade de centralizar as informações e agilizar tarefas que são fundamentais para o bom funcionamento de uma organização. Automatizar as rotinas operacionais otimiza o tempo do administrador e melhora o ritmo de trabalho de seus colaboradores.

Ao inserir um sistema de ponto online, a empresa deixa de correr diversos tipos de risco, evita problemas e processos por falhas relativas ao controle de funcionários. O administrador, por sua vez, pode realizar suas tarefas administrativas com muito mais produtividade e gastando pouco tempo. Assim, o controle de funcionários pode ser feito de forma prática e todos os recursos necessários podem ser utilizados, basta se conectar e usar. Em qualquer momento, em qualquer lugar.

Essencial para um gerenciamento de pessoas de sucesso

gerenciamento de pessoas - produtividade

O administrador deve estruturar sua equipe de forma clara e organizada, para que seus colaboradores saibam exatamente seus papéis e responsabilidades. Para isto, é essencial a utilização do sistema de ponto online na empresa, pois o gestor tendo essa ferramenta poderosa em mãos, ele administra com múltiplas possibilidades e os colaboradores de sua empresa geram mais resultados.

Esse controle é muito importante para que a relação entre empresa e funcionários se mantenha equilibrada. Devemos levar em conta que no processo de gestão de pessoas é necessário criar mecanismos que possam garantir que as informações transitem de forma eficiente e que cheguem a todos os funcionários.

O gerenciamento de pessoas vai muito além de delegar tarefas e cobrá-las posteriormente de seus colaboradores. Nesse contexto, a forma de administrar a equipe é essencial para o empreendedor que deseja crescer, não importa o tamanho de seu negócio.

Controle a sua empresa em tempo real

O mais importante no trabalho de um gestor, é saber lidar com os conflitos. As dificuldades em um empreendimento podem acontecer à qualquer momento de diversas maneiras. O sistema de ponto online dá ao gestor o poder de gerir de forma dinâmica seus funcionários, até mesmo da sua casa.

Com os dados fornecidos pelo programa, o gestor de recursos humanos está no controle: Dos colaboradores que estão em serviço e dos demais colaboradores que ainda não chegaram e que irão evitar se atrasar mesmo que você não esteja presente na sede da empresa. Desta forma, a empresa se torna mais transparente e o administrador pode definir prazos e executar projetos.

Conclusão

A mudança é algo que faz parte da rotina da sociedade atual e, consequentemente, das empresas. Nesse contexto, o gestor deve se manter atento para realizar um bom gerenciamento de pessoas. O administrador deve contar com as mais diversas soluções tecnológicas disponíveis no mercado. Mudar é a base para ter uma boa produtividade, melhorar seu atendimento, ampliar a atuação no mercado e otimizar os resultados financeiros.

Fazendo essa combinação entre o equipamento e o sistema, todos os dados da sua empresa estão protegidos e você possui a liberdade de acessá-los sempre que desejar. Escolha atualizar o controle de ponto em sua empresa e tenha a seu dispor recursos para administrar todos os colaboradores.

Assim você pode acessar sua empresa de qualquer lugar. Otimize a gestão e melhore sua produtividade. Você utiliza o sistema de ponto online? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência conosco.

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