A escolha do Sistema de Ponto é muito importante dentro da dinâmica de trabalho da equipe de RH. Tendo em vista as mudanças na legislação trabalhista, as novas tecnologias de identificação e as necessidades do profissional de gestão de pessoas, em algum momento você deve ter se perguntado. Qual melhor sistema de ponto eletrônico em 2021? Continue a leitura deste artigo e iremos ajudá-lo em sua escolha.
Entenda como um sistema de ponto eletrônico pode ajudar sua empresa
O Sistema de ponto é uma ferramenta em que são realizados todos os ajustes referentes a jornada de trabalho dos colaboradores. Sua utilização é fundamental para gestão da frequência e também para o fechamento correto da folha de pagamento. Com ele, sua empresa economiza, se mantém de acordo com as leis trabalhistas e o RH fica muito mais eficiente em seus objetivos. Neste artigo vamos mostrar algumas funcionalidades que fazem dessa uma ferramenta, um ótimo investimento para sua gestão:
1- Coleta Automática das Marcações
Ao adotar um Sistema de Ponto você passa a ter uma ferramenta capaz de monitorar todos os equipamentos de ponto da sua empresa. Isso significa que ao fazer acesso na plataforma web, você poderá ver pelo computador, as marcações dos funcionários da matriz, das filiais e até mesmo dos que estão em trabalho externo ou em home office. Tudo que você precisa é ter acesso à internet, lhe permitindo entrar à qualquer momento e em qualquer lugar.
2 – Cálculos Automatizados
No geral quando uma empresa utiliza o livro de ponto, acredita que esta é a melhor opção, por ser a mais barata e não gerar custos para seu negócio. Porém este pensamento apresenta uma série de falhas. Ao manter o processo manual, sua empresa corre diversos riscos, entre eles o de ter registros que não condizem com o tempo cumprido de trabalho, rasuras e até mesmo a perda de informações por avarias nos papeis.
Além disso ao chegar no período de fechamento, o gestor perde horas para fazer os principais cálculos e ter uma noção se o pagamento está condizendo com a jornada dos colaboradores. Sem contar que ao fazer esse trabalho de forma manual, corre-se o risco de ter erro humano.
Sendo assim, o mais indicado atualmente é utilizar um Sistema de Ponto, pois esta ferramenta lhe entrega os principais cálculos trabalhistas de forma exata. O programa disponibiliza de forma eficiente cálculos automáticos de: Horas Extras, Devidas, Adicional Noturno, Tempo Abonado, Tempo Desabonado e Banco de Horas.
3 – Controle de Banco de Horas
O Banco de horas é um recurso que possibilita que a empresa use folgas para pagar as horas extras de trabalho ao invés de dinheiro. Ele é muito utilizado na maioria das organizações, mas demanda um controle bem rígido. Sendo assim o mais recomendado é possuir um sistema de ponto, pois dentro do mesmo você poderá criar, configurar e associar seus funcionários a um Banco de Horas e realizar os pagamentos corretamente.
Além disso no Sistema de Ponto você pode contar com vários filtros que lhe permitem consultar de forma detalhada por períodos específicos, permitindo fazer os ajustes necessários sem prejudicar os colaboradores. Essa funcionalidade é crucial para aqueles que desejam economizar no pagamento de horas extras, se mantendo de acordo com as leis trabalhistas.
4 – Relatórios Customizáveis
Outra vantagem incontestável de se contar com um Sistema de Ponto é poder customizá-lo. Ao fazer uso de tecnologia para controlar o ponto em sua empresa, existe a possibilidade de emitir relatórios instantâneos. O que muitas pessoas ainda não sabem, é que também o usuário pode configurar os relatórios gerenciais com os cálculos mais relevantes para sua empresa.
Isso significa que você pode incluir ou excluir campos do relatório de ponto, que possam ser mais importantes para sua gestão. Dessa forma você consegue emitir relatórios mais eficientes e descartar métricas que não possuem relevância para suas análises.
5 – Gestão de Benefícios
Ao fazer a transição do ponto manual para o digital, algo que também mudou é a forma de calcular os benefícios de seus colaboradores. Por meio do Sistema de Ponto, o gestor também consegue gerar concessões de vale-transporte e vale-refeição com base nas escalas de trabalho de cada funcionário.
No programa, o gestor tem diversas possibilidades para fazer ajustes nas gratificações. Quando ele ativa um benefício para o colaborador, é possível colocar o valor diário do mesmo para que o sistema calcule também o valor total da emissão do benefício e não apenas a quantidade de dias a descontar.
Sendo assim, é possível gerar concessões de vale-transporte e vale-refeição com base na escala de trabalho de cada empregado. Com isso facilitando ainda mais o trabalho do profissional de gestão de pessoas.
Gestão de Equipes Externas
O Sistema de Ponto é uma ferramenta que tradicionalmente coleta e disponibiliza as marcações dos relógios de ponto de sua empresa. Com a evolução dessa tecnologia passou a ser possível controlar diversos relógios e um único sistema. A evolução do controle de frequência chegou também para os dispositivos móveis.
Agora as empresas também podem permitir que seus funcionários usem, além do relógio de ponto, aplicativos, instalados em celulares ou tablets para marcação de ponto dos funcionários. Essa estratégia traz um enorme ganho de tempo em casos em que existe equipes em trabalhos externos como vendedores ou técnicos, que estão em constante deslocamento.
Além disso é excelente para empresas que por conta do novo-normal adotaram o trabalho home office. Vale ressaltar que é possível utilizar tanto o ponto pelo relógio, quanto aplicativo de forma simultânea. A consulta e exportação desses dados podem ser consultadas em um único sistema.
O Sistema de Ponto Eletrônico SIMPAX
Em pleno 2021 muitas empresas ainda fazem uso do livro de ponto para controlar a jornada dos colaboradores. Apesar de não acarretar em custos no curto prazo, essa opção pode causar uma série de problemas para a empresa. Sendo assim, o melhor caminho é ter a tecnologia como sua aliada. Conheça agora, o SIMPAX, nossa Solução para Controle de Ponto Eletrônico.
O SIMPAX é um Sistema totalmente na web que coleta e disponibiliza as marcações de ponto que são feitas por meio de relógios de ponto, celulares ou tablets. Por meio dele o profissional de RH pode realizar um controle de ponto eficiente em empresas de todos os portes e segmentos. Através da plataforma é possível controlar tudo que diz respeito a jornada de trabalho de seus colaboradores.
Ao investir nesta ferramenta sua gestão ganha um salto de produtividade. Isso porque a tecnologia irá lhe ajudar a economizar tempo que antes era gasto em processos que o impediam de atingir o resultado desejado. Assim como pode ver neste artigo, essa é uma tecnologia que irá lhe permitir trabalhar em uma gama de tarefas, em menos tempo e em um único sistema.
O impacto positivo começa pela coleta de ponto que passa a ser automatizada. Se você passa horas analisando os livros de ponto ou perde seu tempo coletando as marcações no relógio de ponto, você passará a ter tudo à sua disposição em poucos cliques por meio da web. Além disso, o sistema calcula as horas automaticamente e lhe permite customizar relatórios de forma eficiente pro seu tipo de negócio.
No que diz respeito ao cumprimento da jornada existem ferramentas como o Controle de Extras , Banco de Horas e Controle de Benefícios. O software ajuda o usuário a customizar o sistema de forma que ele pode inserir as regras de acordo com a convenção da categoria e lhe possibilita fazer a gestão de horas trabalhadas e a emissão de benefícios de maneira segura.
Conclusão
Depois deste artigo você já deve ter uma noção de qual melhor sistema de ponto eletrônico em 2021. Com um sistema de ponto em sua empresa, você pode utilizar de forma mais eficiente os dados de frequência para controlar as horas trabalhadas e entender o rendimento de sua equipe. Sendo assim, sua empresa se resguarda de problemas trabalhistas e multas desnecessárias.
Sua empresa utiliza a web para controlar a frequência dos funcionários? Já utilizou algum programa para fazer gestão e tratamento de ponto? Deixe seu comentário e compartilhe sua experiência conosco.
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