O controle de ponto é uma ferramenta essencial na gestão de empresas, por meio dele é possível fazer o registro das horas de trabalho cumpridas e a organização da jornada dos trabalhadores. Esse controle ajuda no fechamento da folha de pagamento, além de evitar multas e processos trabalhistas. Porém quando este é realizado de forma manual, ou seja, quando o ponto é registrado no livro de ponto, pode apresentar falhas e acarretar em sérios problemas para sua empresa.
Os problemas do livro de ponto e as vantagens do ponto eletrônico
O livro de ponto é a forma mais antiga e barata para controlar a jornada de seus funcionários. Nele são registrados os horários de entrada, almoço, retorno do almoço e saída. Muitas empresas ainda utilizam o papel para este controle, pois acreditam que esta seja a melhor escolha. Porém esse processo está sujeito a uma série de problemas.
As informações registradas no livro de ponto passam pelo gestor que faz os cálculos necessários para a folha de pagamento mensalmente. Porém esses papeis estão sujeitos a falsificações. Por exemplo, nas folhas de ponto podem ser registrados horários que não condizem com o que o trabalhador realmente cumpriu durante o mês e isto geraria horas extras a serem pagas de forma indevida.
Além disso você acaba perdendo muito tempo ao conferir o ponto de todos os funcionários, tempo que poderia ser destinado para outras atividades. Sem contar que podem ocorrer erros humanos no cálculo das horas de trabalho, o que pode gerar inconvenientes no fechamento da folha de pagamento.
Não devemos esquecer as multas e os processos trabalhistas que também podem incidir sobre a empresa que não faz esse registro de forma correta ou não realiza os pagamentos de acordo com a jornada realizada. Por exemplo, um ex-funcionário que entra com um processo por falta de pagamento de horas extras, se você não estiver em posse dos registros ou estes não condizerem com o que foi pago, isto poderia resultar em uma multa para a empresa.
Para evitar problemas como este, é que vale investir na troca do livro de ponto para o relógio de ponto. O Ponto eletrônico traz mais segurança na gestão de pessoas, evitando a perda de dados, trazendo ganho de produtividade para seu RH e ajuda sua empresa a evitar processos trabalhistas.
A Substituição do Livro de Ponto pelo Relógio de Ponto
O Relógio de Ponto Eletrônico (REP) é uma ferramenta onde a empresa pode fazer a gestão da jornada dos funcionários por meio de cartões ou biometria e os dados fiscais podem ser extraídos a partir de uma porta USB. Para que sua empresa adote esta tecnologia, o equipamento deve estar adequado nas portarias 1510 ou 373 do MTE.
Essas leis regulamentam o registro eletrônico de ponto e estabelecem normais que inviabilizam fraudes nas marcações, sendo benéfica para empregados e empregadores. O ponto eletrônico se destaca pelo armazenamento seguro e a capacidade de disponibilizar as informações em tempo real para o departamento pessoal, logo assim que os pontos são marcados.
A empresa que deseja fazer o controle de ponto eletrônico deve fazer o investimento correto. As marcações que antes eram feitas no papel (ponto manual), passam a ser feitas por meio de Relógios de Ponto Eletrônico – REP‘ (Portaria 1510) ou Dispositivos Móveis como Celulares e Tablets (Portaria 373).
Com o registro eletrônico as informações passam a ter um acesso facilitado, pois o controle do ponto passa a ser feito por computador, os cálculos passam a ser feitos automaticamente, e as exportações desses dados são feitas em um tempo muito menor facilitando o trabalho do gestor de RH.
O Sistema para Controle de Ponto
O ponto que é registrado nos relógios de ponto ficam armazenados na memória dos equipamentos. Para ter acesso a essas informações, o gestor deve colocar um pen drive para extrair de forma manual. Esses dados brutos podem ajudar em análises superficiais e fiscalizações.
Para que você possa utilizar o ponto eletrônico de forma eficiente é necessário automatizar esse processo de coleta. Sendo assim se faz necessário optar por um sistema de ponto. Esse software faz a coleta automatizada dos dados de ponto nos relógios e entrega as marcações e os principais cálculos automaticamente para o gestor. Tudo que o gestor precisará fazer é ter um computador com acesso à internet.
Esse programa irá complementar as funções do relógio de ponto, permitindo que o gestor analise os registros, configure as escalas dos funcionários ,faça correções e emita relatórios. O uso do programa reduz consideravelmente o tempo gasto pelo profissional de RH. As tarefas que antes levavam horas para serem executadas, agora podem ser resolvidas em poucos cliques.
Conclusão
A adoção dessa tecnologia é fundamental para empresas que desejam economizar e ter bons resultados. Ao substituir o livro de ponto pelo Relógio de Ponto Eletrônico (REP) você ajuda sua empresa a se manter de acordo com as leis trabalhistas, reduz o tempo gasto nas tarefas e ajuda no fechamento da folha de pagamento.
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