O Governo federal com o objetivo de simplificar a entrega das obrigações empresariais, criou um sistema para unificar o envio das informações dos trabalhadores sem que haja inconsistências e dados duplicados. Sendo assim, surgiu o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como Portal eSocial.
O objetivo do Portal eSocial
O Portal eSocial é um sistema que surgiu a partir das mudanças trazidas pelo programa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), sendo que o portal do eSocial possui um foco mais direcionado ao envio de informações trabalhistas.
Sua função principal é unificar as obrigações trabalhistas existentes, fazendo com que as empresas tenham mais facilidade em cumprir as exigências governamentais. O Portal eSocial concentra os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas das organizações.
O esocial web torna o controle governamental ainda mais rigoroso, detectando irregularidades com mais facilidade e até podendo causar multas no descumprimento de prazos. Como essa nova dinâmica pede uma atenção maior por parte do gestor, é muito importante estar por dentro desse contexto e atender as determinações da plataforma.
Instuições Públicas envolvidas no Portal eSocial
O eSocial web integra o trabalho de várias instituições governamentais. Com as informações inseridas pelas empresas no sistema, será possível nortear os esforços em programas nacionais para fomentar ações que gerem mais emprego e renda.
Além do Governo Federal as organizações que irão receber informações do eSocial são: Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Instituto Nacional da Previdência Social (INSS), Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e a Receita Federal.
As informações enviadas ao Portal eSocial servem para que os entes possam fiscalizar a postura dos empregadores frente à legislação e principalmente seus colaboradores. Sendo assim, cada órgão utiliza o sistema de maneira distinta.
O principal órgão público que integrará o sistema é o Ministério do Trabalho e Emprego. Ele receberá todas as informações sobre as demissões, admissões e anotações na CLT. Outro órgão que receberá as informações do eSocial é o Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).
Afinal, ele é quem gerencia as contribuições destinadas às contas dos colaboradores, que contará como acréscimo para as suas aposentadorias. A Caixa Econômica Federal (CEF) também terá sua participação.
O IBGE também está vinculado ao eSocial. Isso porque, ele faz uso das informações para analisar o cenário no país, bem como, o número de empregados e desempregados em determinado momento. Por fim, também temos a Receita Federal. Ela possui uma participação junto ao INSS, porém, pois ela também administra tributos e obrigações tal como o imposto de renda.
O Impacto do eSocial na Gestão de RH
O eSocial web representa uma mudança significativa na rotina da gestão de RH. As informações dos colaboradores que antes transitavam por meio de documentos, relativas a processos burocráticos como férias, benefícios, controle de ponto, horas extras, hoje são inseridas eletronicamente em softwares que automatizam os dados para serem auditados no eSocial.
A gestão de RH deve utilizar regularmente o Portal eSocial, para enviar de uma só vez, as informações dos colaboradores aos órgãos federais que mediam a relação entre empregador e empregado. Estes procedimentos tornaram o processo mais seguro e transparente.
A burocracia relacionada e eventos trabalhistas também foi reduzida consideravelmente. Isso porque várias obrigações, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), Guia de Recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), passaram a ser declaradas de uma só vez.
A partir do envio, o sistema da Receita valida a informação e emite um número de protocolo de recebimento desses dados. Os prazos variam de acordo com o assunto. Para exemplificar melhor vamos falar aspectos comuns no trabalho do RH: Contratações, demissões e alterações de salário.
Em casos de admissão ou demissão o caso deve ser informado assim que ocorrer. Isso porque o arquivo com a informação deve constar previamente na base de dados da receita. No que diz respeito a alterações de salário o envio das informações deve ser feito no dia posterior à alteração.
Com a unificação desses processos e a desburocratização das atividades a tendência é um ganho considerável de produtividade no trabalho da gestão de rh. Isso porque as informações necessárias para o preenchimento dessa obrigação vão estar todas organizadas em um único sistema, facilitando assim a organização dos dados e, consequentemente, o trabalho do profissional de RH.
O Mecanismo de Controle de Jornada
O controle de jornada tem um papel importante dentro do eSocial. Este é um mecanismo conhecido pelo profissional de RH, onde o gestor controla as horas trabalhadas e os extras realizados. Através de uma plataforma web, o administrador ainda pode acessar os registros de ponto de seus funcionários e complementar o procedimento de folha de pagamento.
No eSocial web devem estar ser inseridos pelo empregador dados relacionados a jornada de trabalho e também o banco de horas adotado. Com o uso de uma plataforma web a integração desses dados se torna mais fácil.
As mudanças nos dados de controle de frequência devem ser informadas na medida em que acontecerem as alterações de horários. Inclusive para trabalhadores isentos de marcação de ponto. Tendo tudo isto em mente, as informações referentes a folha devem ser enviados ao Portal eSocial todo dia 07 do mês subsequente.
Conclusão
O uso do eSocial deixa os processos dentro das empresas mais transparentes e menos complicados. Ele unifica modo de envio das informações trabalhistas e ajuda a manter as organizações em conformidade com as obrigações governamentais.
Para agilizar o envio desses dados para o governo é fundamental fazer uso de uma Plataforma web para gestão de rh, pois assim os dados dos colaboradores poderão ser armazenados, coletados e exportados com maior eficiência para folha de pagamento e posteriormente inseridos de acordo com os parâmetros do eSocial.
