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A produtividade na gestão de uma empresa está ligada a diversos fatores, um deles é o controle de ponto. A forma em que a instituição controla a frequência dos seus funcionários influi diretamente no desempenho deles e nos rendimentos da empresa. Com as ferramentas certas, o administrador pode ter um domínio mais abrangente sobre os processos gerenciais e administrar sua equipe com mais eficiência. Para o gestor que deseja aumentar a produtividade da sua empresa, é essencial optar pela instalação de uma máquina de ponto digital.

Aumento da Produtividade com uma Máquina de Ponto Digital

Todo gestor deve possuir em sua empresa uma máquina de ponto digital. Ela é fundamental para gerenciar a assiduidade dos funcionários. Este dispositivo é essencial para uma boa relação entre organização e seus funcionários. Este é o equipamento mais recomendado, pois viabiliza o trabalho de auditoria e faz com que a empresa se mantenha em conformidade com a lei.

Os relógios de ponto mais modernos são capazes fazer a leitura por biometria, este recurso possibilita ao empregador receber informações mais seguras e garante que o equipamento só possa ser utilizado por funcionários pré-determinados, já que a biometria em si, utiliza as características biológicas específicas que são intransferíveis. Outra vantagem de ter uma máquina de ponto com biometria, é o fato de que é necessária a presença física do colaborador para a confirmação do ponto.

O equipamento ao se conectar via Wi-Fi ou 3g, é capaz enviar os dados de frequência para o sistema de ponto online, que em tempo real, irá receber as informações. Essa infraestrutura torna possível o controle e o tratamento do ponto dos funcionários.

Equipamento essencial para Controle de Equipes

O SIMPAX é um software onde o administrador ou a gestão de recursos humanos da empresa pode fazer o controle dos dados de frequência de seus funcionários. O software importa os dados da máquina de ponto digital e disponibiliza para o usuário instantaneamente. Além de providenciar os registros dos colaboradores, ele melhora vários processos que antes levavam dias para serem resolvidos.

Por conta de toda otimização nos registros, o software tornou-se um grande aliado para quem quer ter produtividade na gestão de pessoas. Além de reunir todas as informações sobre a frequência e as horas trabalhadas em um único lugar, o sistema simplifica o cálculo de horas extras, banco de horas e também evita a possibilidade de erros de registro.

Simplifique cálculos e otimize processos

Com essa ferramenta, o acesso às informações de seus colaboradores se torna rápida e prática. Os dados fornecidos pelo sistema facilitam a elaboração de relatórios, cálculos trabalhistas e até mesmo fazer o controle dos benefícios de seus funcionários.

A gestão de recursos humanos pode verificar os dados por setor, por dia, por horas extras e até saber sobre atrasos. Com as informações fornecidas, os processos gerenciais podem ser feitos com mais precisão e qualquer ajuste necessário é feito de forma mais simplificada.

Esses recursos são indispensáveis para o administrador que deseja ter autonomia e fazer uma liderança eficiente em sua empresa. O que antes podia levar dias para ser resolvido, com o sistema de ponto eletrônico em apenas alguns cliques é solucionado.

Seguro para os funcionários e Prático para o Gestor

máquina de ponto digital - simpax

A máquina de ponto digital proporciona segurança para empresa e funcionários, pois ele tem mais exatidão na verificação de dados. Através dos comprovantes emitidos pelo relógio de ponto, os colaboradores podem conferir os horários e ao final do mês fazer a comparação com seu salário e verificar se ele foi pago corretamente. Além disso, fica bem mais fácil para o setor de recursos humanos fazer acertos, detectar atrasos, faltas, horários de repouso e intervalos para almoço, que são fundamentais para garantir uma maior qualidade de vida dos trabalhadores.

Os registros ficam armazenados em servidores seguros com backups rotineiros evitando perdas de dados e prejuízos para a instituição. O sistema é muito prático, pois o usuário tem a liberdade de acessar a plataforma de qualquer computador, tablet, e smartphone com acesso à internet. Ideal para gestores acessarem mesmo que seja trabalhando remotamente ou estão viajando e precisam supervisionar sua equipe mesmo estando distante da sede da empresa.

Possibilita controlar Equipes Externas

O sistema de ponto eletrônico também é uma escolha para empresas que possuem funcionários externos ou que trabalhem no formato home office. Mesmo à distância, ele possibilita fazer o controle de frequência e supervisionar a produtividade das pessoas que estão trabalhando fora da sede da instituição. O colaborador instala um aplicativo em seu celular e através dele, é possível fazer a marcação do ponto de qualquer lugar.

O gestor recebe instantaneamente a localização em que o funcionário está e o horário em que o ponto for marcado, assegurando que o colaborador está em serviço e executando as atividades incumbidas pela empresa. Assim ele pode administrar esses funcionários de forma eficiente, podendo obter relatórios detalhados, registros de faltas e atrasos, tudo online.

O aplicativo é integrado a uma máquina de ponto digital e ambos trabalham com o controle de frequência de funcionários. Combinados eles possibilitam ao gestor um controle abrangente sobre suas equipes, dando a possibilidade de localizar seus colaboradores, traçar metas de produtividade e levar sua empresa a alcançar resultados expressivos.

Controle Simplificado da Jornada de Trabalho

O administrador tem a autonomia para definir o expediente de seus colaboradores. Tendo os recursos do sistema de ponto online, é possível programar a jornada de trabalho apenas de um funcionário ou para grupos de colaboradores. Com ele o gestor pode utilizar uma escala de trabalho padronizada ou ainda personalizar a jornada de trabalho da maneira que desejar.

Tendo o controle sobre o expediente dos funcionários, é possível obter dados precisos sobre toda a jornada dos colaboradores, sejam eles internos ou externos. O sistema fornece as informações detalhadas para remuneração e fornece os dados de forma eficiente, a empresa não perde dinheiro na hora de calcular a folha de pagamentos e evita prejuízos.

Itens Necessários para colocar o Sistema de Ponto online

1- Máquina de Ponto Digital

máquina de ponto digital - rep

O primeiro passo para aderir ao sistema de ponto online, é a empresa obter um relógio de ponto. O modelo deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho e EmpregoEle faz todo o controle de ponto dos funcionários, necessário para o bom funcionamento da empresa. O dispositivo utilizado para uso do sistema de ponto, deve possuir:

mostrador do relógio de tempo real, que conterá hora, minutos e segundos;

um mecanismo impressor integrado e de uso exclusivo do equipamento, que faça a emissão do comprovante de cada marcação efetuada. Ou seja, a cada entrada e saída de funcionários, um ticket deve ser emitido pelo equipamento;

um sistema de armazenamento permanente, no qual os dados salvos não possam ser apagados ou alterados, de forma direta ou indireta pela empresa;

uma porta de saída, padrão USB externa (denominada pela lei como Porta Fiscal), que facilite a captura dos dados armazenados na memória do equipamento por fiscais e auditores do MTE;

um sistema que permita a geração de relatórios digitais, no formato definido pela legislação.

É importante ressaltar que esses pré-requisitos são condições obrigatórias de um sistema de ponto eletrônico. Assim, todos eles devem ser cumpridos pelo fabricante do dispositivo que deseja inserir seu produto no mercado e para as organizações que tenham intenção de comprar, desta maneira, ambos ficam em conformidade com a legislação trabalhista em vigor.

2- Software de Gestão de Ponto

produtividade sistema de ponto

É necessário escolher um sistema de ponto online para se integrar ao rep (relógio de ponto). A utilização deste tipo de software faz com que a empresa tenha uma boa base de dados de seus funcionários e isso faz toda a diferença, pois o administrador é capaz de tomar decisões importantes em pouco tempo e de forma muito mais eficiente. Seu sistema permite ainda a entrada de fotos, uma infinidade de recursos para controlar grupos ou até mesmo cada colaborador individualmente.

Regulamentação do Sistema

A marcação de ponto eletrônica torna sua empresa mais segura juridicamente. Isso significa, que a organização ao instalar o dispositivo, se respalda e evita problemas trabalhistas, que antes eram causados por mal funcionamento do sistema de frequência.

A lei estabelece normas para a utilização do sistema de ponto online. Em 2009, através da Portaria 1.510, o Ministério do Trabalho e Emprego lançou diretrizes sobre desse sistema, disciplinando o seu uso por parte das instituições. As empresas devem adquirir um relógio eletrônico de ponto homologado e o software utilizado deve estar de acordo com as regras da portaria.

Utilize a Tecnologia a favor do Rh

O bom uso da tecnologia é um dos principais fatores para que qualquer empreendimento tenha sucesso. Com o uso do sistema de ponto online, o gestor tem a capacidade de centralizar as informações e agilizar tarefas que são fundamentais para o bom funcionamento de uma organização. Automatizar as rotinas operacionais otimiza o tempo do administrador e melhora o ritmo de trabalho de seus colaboradores.

Ao inserir um sistema de ponto online, a empresa deixa de correr diversos tipos de risco, evita problemas e processos por falhas relativas ao controle de funcionários. O administrador, por sua vez, pode realizar suas tarefas administrativas com muito mais produtividade e gastando pouco tempo. Assim, o controle de funcionários pode ser feito de forma prática e todos os recursos necessários podem ser utilizados, basta se conectar e usar. Em qualquer momento, em qualquer lugar.

Essencial para ter sucesso na gestão de pessoas

gerenciamento de pessoas - simpax

O administrador deve estruturar sua equipe de forma clara e organizada, para que seus colaboradores saibam exatamente seus papéis e responsabilidades. Para isto, é essencial a utilização do sistema de ponto eletrônico na empresa, pois o gestor tendo essa ferramenta poderosa em mãos, ele administra com múltiplas possibilidades e os colaboradores de sua empresa geram mais resultados.

Esse controle é muito importante para que a relação entre empresa e funcionários se mantenha equilibrada. Devemos levar em conta que no processo de gestão de pessoas é necessário criar mecanismos que possam garantir que as informações transitem de forma eficiente e que cheguem a todos os funcionários.

O gerenciamento de pessoas vai muito além de delegar tarefas e cobrá-las posteriormente de seus colaboradores. Nesse contexto, a forma de administrar a equipe é essencial para o empreendedor que deseja crescer, não importa o tamanho de seu negócio.

Controle a sua empresa em tempo real

O mais importante no trabalho de um gestor, é saber lidar com os conflitos. As dificuldades em um empreendimento podem acontecer à qualquer momento de diversas maneiras. O sistema de ponto online dá ao gestor o poder de gerir com produtividade seus funcionários, até mesmo da sua casa.

Com os dados fornecidos pelo programa, a gestão de recursos humanos está no controle: Dos colaboradores que estão em serviço e dos demais colaboradores que ainda não chegaram e que irão evitar se atrasar mesmo que você não esteja presente na sede da empresa. Desta forma, a empresa se torna mais transparente e o administrador pode definir prazos e executar projetos.

Conclusão

A mudança é algo que faz parte da rotina da sociedade atual e, consequentemente, das empresas. Nesse contexto, o gestor deve se manter atento para realizar um bom gerenciamento de pessoas. O administrador deve contar com as mais diversas soluções tecnológicas disponíveis no mercado. Mudar é a base para ter uma boa produtividade, melhorar seu atendimento, ampliar a atuação no mercado e otimizar os resultados financeiros.

Fazendo essa combinação entre o equipamento e o sistema, todos os dados da sua empresa estão protegidos e você possui a liberdade de acessá-los sempre que desejar. Escolha atualizar o controle de ponto em sua empresa e tenha a seu dispor recursos para administrar todos os colaboradores.

Assim você pode acessar sua empresa de qualquer lugar. Otimize a gestão e melhore sua produtividade. Você utiliza uma máquina de ponto digital? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência conosco.

máquina de ponto digital - simpax

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